外單位員工發生費用，在本公司報銷，是很多企業會遇到的情況，快跟小編一起來學習一下！ 別急，快一起看看吧！

非本單位員工費用

能不能報銷？稅務局明確了！

 

自己單位的員工報銷很常見，只要是正常業務、正規發票就可以。但如果是非本單位員工的費用能報銷嗎？

 

 

 

提問

非本公司員工甲，拿發票到本公司報銷，但該業務的確是真實的，是為本公司生產經營相關的支出，請問甲可以報銷該費用嗎? 如果可以報銷，是否需要年度匯算清繳調增企業所得稅？謝謝

 

稅務局回復

浙江12366中心答復：

 

您好：您在網站上提交的納稅咨詢問題收悉，現針對您所提供的信息簡要回復如下：

 

根據《中華人民共和國企業所得稅法》規定：

 

第八條 企業實際發生的與取得收入有關的、合理的支出，包括成本、費用、稅金、損失和其他支出，準予在計算應納稅所得額時扣除。

 

根據《國家稅務總局關于發布<企業所得稅稅前扣除憑證管理辦法>的公告》（國家稅務總局公告2018年第28號）規定：

 

第二條 本辦法所稱稅前扣除憑證,是指企業在計算企業所得稅應納稅所得額時，證明與取得收入有關的、合理的支出實際發生，并據以稅前扣除的各類憑證。

 

............

 

稅務總局對應稅項目開具發票另有規定的，以規定的發票或者票據作為稅前扣除憑證。

 

上述回復僅供參考，歡迎撥打0571-12366。

 

根據稅務局的回復來看，非本單位員工發生的費用是可以報銷的，也可進行稅前扣除，但是會涉及如何報銷的問題：

 

1.如果是基于公司合同實際發生的費用，應當取得相應的業務發票進行報銷。

 

比如，公司聘請事務所人員進行審計，審計合同內容就包括審計人員的工時費、審計人員的差旅費等。根據合同，事務所收取的費用對公司來說都是因審計而發生的費用，公司應該取得事務所開具的咨詢服務費發票來列支。

 

2.如果不是基于合同而發生的費用，應當根據業務性質來進行列支和報銷。

 

比如，一些商務宴請、商務住宿、考察接駁、往來交通等一系列的費用，這些費用是獨立支付、公司單獨承擔的，可以直接用這些人員提供的住宿發票、機票等合理列支。這類費用一般計入業務招待費。

 

注意：業務招待費應是基于公司實際業務需要而真實發生的，否則不能進行報銷和扣除。

 

非單位員工報銷的

費用能抵扣增值稅嗎？

 

上文說了，如果在合同中有明確約定，并且可以取得自己公司抬頭發票的話，可以稅前扣除。

 

那么，能抵扣增值稅嗎？同樣來看12366的回復：

 

1.非員工報銷的運輸發票能抵扣進項稅嗎

 

 

 

稅務局回復：

 

根據《國家稅務總局關于國內旅客運輸服務進項稅抵扣等增值稅征管問題的公告》（國家稅務總局公告2019年第31號）規定：

 

一、關于國內旅客運輸服務進項稅抵扣

 

(一)《財政部 稅務總局 海關總署關于深化增值稅改革有關政策的公告》(財政部 稅務總局 海關總署公告2019年第39號)第六條所稱“國內旅客運輸務”，限于與本單位簽訂了勞動合同的員工，以及本單位作為用工單位接受的勞務派遣員工發生的國內旅客運輸服務。

 

也就是說，非本單位員工的差旅費（如火車票、飛機票等），即使標明了旅客的個人信息，也不能計算抵扣增值稅。

 

2.非員工報銷“業務招待費”能抵扣進項稅嗎

 

 

 

分情況：

 

(1)企業一般意義上的“業務招待費”可能包括生產經營需要的宴請、旅游景點參觀、娛樂以及住宿費用等，這些基本屬于是“交際應酬費”，相關專票的進項稅額不能抵扣；

 

(2)如果是為某項特定的經營業務發生的，能不能抵扣進項稅要綜合業務的性質判斷：

 

比如，A公司聘請B公司的員工維修一項機器設備，B公司員工因此產生的住宿費用由A公司負責，該項費用企業列入業務招待費。此時的住宿費非交際應酬性消費而屬于生產性支出，可以抵扣進項稅。

 

非單位員工報銷

的費用怎么處理？

 

企業員工在工作過程中產生的費用可以報銷入賬，非單位員工發生的費用屬于企業實際發生的費用，可以在企業報銷費用支出。那么，非單位員工報銷的費用計入什么項目？涉及扣繳個人所得稅嗎？

 

一、非單位員工可以在企業報銷費用舉例

 

非單位員工與企業沒有建立業務關系，不能在企業報銷費用支出；非單位員工與企業之間存在業務關系，根據雙方的約定，業務過程中產生的費用支出由企業承擔，非單位員工可以在企業報銷費用支出。

 

舉例：

 

1、外部獨立董事參加董事會，差旅費用由企業承擔；

 

2、企業聘請一位明星作為形象代理人，明星到企業進行現場拍攝，合同約定明星及其助理、攝影師的差旅費用由企業承擔；

 

3、企業聘請一位退休人員出任管理咨詢顧問，對方每周到企業現場工作1天，提供咨詢建議，輔導內部管理人員，該顧問到企業提供服務產生的差旅費由企業承擔，在企業報銷。

 

二、非單位員工報銷的費用計入什么項目？

 

非單位員工因為業務關系產生的費用，應該根據費用支出的經濟用途計入不同的明細項目。舉例如下：

 

1、獨立董事參加董事會的費用支出計入董事會費；

 

2、明星到現場拍攝產生的差旅費用支出計入代言項目，屬于企業的宣傳推廣支出；

 

3、退休顧問履行職責產生的差旅費計入對應項目的咨詢顧問費用；

 

4、企業招聘一位高管，對方到公司參加第三輪面試，企業承諾來回差旅費用支出由企業承擔，應聘者最終不合適，沒有簽訂勞動合同，企業還是按照約定承擔了該應聘者的差旅費用，該部分支出計入招聘費用；

 

5、企業聘請一位模特兒到某太平洋小島拍攝廣告宣傳片，模特往返的差旅支出由企業承擔，計入廣告宣傳片的制作成本。

 

總之，費用支出的經濟用途決定應該計入哪個成本費用項目。

 

三、為非單位員工承擔費用支出涉及扣繳個稅嗎？

 

很多人關心一個問題：為外部第三方個人承擔費用支出，需要計入這個人的勞務服務收入計算扣繳個人所得稅嗎？

 

分為三種情況：

 

1、根據實際發生的費用支出憑合規憑證報銷，不涉及計入個人收入繳納個人所得稅。

 

2、在合同中約定限額報銷金額，根據實際支出憑合規憑證在合同約定的限額內報銷，不涉及計入個人收入繳納個人所得稅。例如：合同約定咨詢顧問每次可以報銷的差旅支出不超過1000元，每次根據實際金額憑票在限額內報銷，不涉及個人所得稅。

 

3、在合同中約定固定金額的差旅支出金額，不需要提供發票報銷，該部分差旅支出應該計入個人的勞務收入繳納個人所得稅。例如：請模特拍攝廣告片，合同約定來回的差旅費用10萬元包干，該部分應該作為模特收入，合并繳納個人所得稅。

 

四、非單位員工報銷費用涉稅風險防范

 

根據前面的分析，企業可以為有業務關系的非單位員工根據合同約定承擔費用支出，但實際處理時需要注意以下風險（舉例）：

 

1、合同明確約定承擔費用的項目；

 

2、不能為對方承擔應該由其本人承擔的個人消費支出，例如：到太平洋小島拍攝廣告片，對方個人應該配備的私人物品，如太陽鏡、游泳衣等支出應該由對方自己承擔，不能渾水摸魚在企業支出；

 

3、與合同約定無關的支出不能由企業承擔，例如：明星到企業拍宣傳片，超越合同的規定多帶助理，超出合同范圍的助理人員發生的差旅費用不能在企業報銷；

 

4、準備好業務真實發生的商事憑證；

 

5、對方的差旅費用可以報銷入賬，但對方人員不是企業員工，不能抵扣增值稅進項。

 

規避！費用報銷5大風險

 

不僅非單位員工的費用報銷需要注意，差旅費、餐費、福利費等企業的常見費用報銷中也都存在很大風險，財務人員應該步步為營，小心謹慎，5個避坑指南送給你！