個人墊資再報銷被查！5月起，費用報銷這些操作不要再有！_上市公司_審批

深圳一家上市公司以票抵薪出事了！補稅138萬，同時，被處1倍罰款！

又是深圳一家公司，員工墊資購買辦公用品再找公司報銷，居然被稅局要求整改了！到底是啥原因？

各位財務人注意啦！企業費用報銷如何規避風險？一起來看看吧！

某上市公司以票抵薪出事了！

被罰款138萬元！

該公司的公告寫明應對措施或整改情況如下：

公司高度重視本次稅務處理決定書和稅務行政處罰決定書，積極地整改存在的問題，并已完成稅款及滯納金的補繳工作。今后公司將強化財稅知識的學習， 杜絕類似事件的再次發生。

三哥感慨：都已經是上市公司了，財務的財稅知識肯定是過關的，那為什么還會出現以上的現象呢？原因可能有如下兩個：

①領導高層要求給員工避稅，財務人員沒辦法只能順從安排；

②財務人員心存僥幸，給公司出具的“避稅方案”。

上市公司報銷容易被查，那么小企業規模比較小，稅務局不會那么關注，是不是就可以這么操作了呢？

想得美！跟著三哥再來看看一起案例吧！

員工墊資采購再找公司報銷

居然被稅局要求整改？

處罰原文：在檢查中，稽查人員發現該公司有向個人賬戶轉款打錢的情形，詢問后得知因為企業規模較小，所以在辦公用品采購時由個人使用私人賬戶購買，然后由個人報銷，公司再將款項支付給個人，經過對銀行資料對比證明了企業上述說法屬實，但該做法既不合規，也帶來了涉稅風險，稽查人員已要求企業及時整改。

稅務部門提醒，深圳市目前很多孵化器類型的企業，因為業務尚處于研發階段，日常賬務管理比較混亂，甚至出現用員工個人賬戶來購買公司辦公用品等情況。雖然此次案件未查明有利用個人賬戶進行涉稅違法行為，但是存在很大涉稅風險，不利于公司長遠發展，因此，公司即使在起步階段也要重視財務規范管理，防范涉稅風險。

從上面的案例可以看出，被查的原因主要還是以下兩點：

★ 該公司日常賬務管理混亂，又發生了偷逃個稅的事實，稅務局進而推斷以后非常可能存在員工找票報銷抵工資逃避個稅的行為。

★ 稅務局之所以會對辦公用品的事注意，大致可以推測出，涉及的金額應該不小，頻次也不低，有違常理。

個人墊資再報銷

這3個事項一定要注意！

1.個人墊資費用不宜過大

就個人情感上而言，金額大的話，要你先自掏腰包肯定不樂意呀！一是不知道什么時候才能拿回來，二是如果發票出什么問題，財務分分鐘不報銷，那豈不是炸了！

幾十幾百就算了，過千的話，很多人都希望先從公司領取備用金再支付，或者通知公司直接公戶付款，現在公司也有微信支付、支付寶等支付工具，方便得很。

從公司管理角度看，個人墊支容易出現虛假報銷的問題，很多公司都有限制業務員墊支金額，超額自己掏。

所以，個人墊支金額過大，從邏輯上就已經說不通了！多少才算“大”呢？參考現金管理條例的說法，1000以上。

2. 對外采購墊資的人員不宜太多

正常情況下，一個公司負責采購的人員就那么幾個，如果大家都墊資報銷，就有發票抵薪的嫌疑。稅務局可能就會稽查公司這些藏匿在發票后邊的工資或福利費、要求補繳個稅。

3. 墊資的費用要及時報銷

企業如果經常報銷前期的費用，一是不利于內部管理，二是會計數據的失真，三是會讓稅局質疑費用的真實性，是不是找票報銷的？

注意！今天起，費用發票報銷

這5大風險要規避！

不僅個人墊資報銷有風險，差旅費、餐費、福利費等企業的常見費用報銷中也都存在很大風險，財務人員應該步步為營，小心謹慎，5個避坑指南送給你！

附：華為費用報銷流程

在華為員工報銷費用，可能既見不著會計人員，也見不著出納。華為實現了費用報銷IT流程化處理。

以員工報銷差旅費為例，下圖為華為費用報銷的全部流程：

首先，由主管領導對下屬費用報銷的真實性和合理性把關。

華為的會計人員一般不對費用發票做實質性審核，不審核有幾個原因：

第一，費用的真實性應由報銷人員的主管領導把關，因為他們才真正知情；

第二，費用審核工作量很大，成本效益上不劃算。

譬如，公司全年120萬筆費用報銷，每一單審核需要3分鐘的話，總計耗時需360萬分鐘。這360萬分鐘的費用審核需要多少人工去完成呢？

有人擔心，有人虛假報銷怎么辦呢？除了前端主管領導的把關，華為在后端通過審計抽查對此予以監督。審計抽查是一種事后監控模式，如果抽查發現有問題，弄虛作假者會受到較重的處罰。

其次，限定領導電子審批的時間。

為了保證費用報銷審批的及時性，華為規定了電子審批的時限。自電子流流轉到審批人之日起超過一定時間沒有審批的，系統將自動跳轉到下個環節，默認本環節審批人已經同意。當然，默認審批通過出了問題的，仍需由該審批人承擔。另外，公司會定期提取審批時效記錄予以通報，超時審批會給予批評。

第三，限定員工費用報銷的時限。

華為員工費用報銷原則上要在費用發生后三個月內進行。如超過三個月，但未超過六個月，需說明未及時報銷的原因申請特批。超過六個月的，不能報銷。

第四，丟失發票只報銷費用的50%。

如果員工不小心將發票弄丟了，只要能證明費用真實發生了，也可報銷。但報銷時需要寫詳細的情況說明。審批通過后可報銷費用的一半。

為什么只報銷一半呢？一方面，發票丟失了，所報銷的費用不能在所得稅前扣除，這意味著公司要承擔25%的所得稅損失，這部分損失是員工造成的，理應由員工負擔。另外的25%帶有處罰性質，可視作對個人粗心大意弄丟發票的懲處。

1、華為內審對員工費用報銷的監督

華為給每個員工都建立了費用報銷誠信檔案，每個員工都有誠信分值。這個分值會決定個人費用報銷被審計抽查的概率。

員工剛入職時初始分為80分，B等。

以后每報銷一筆費用，沒有出現差錯的話，就可以加1分，最高可累加到120分。

誠信分數為80-90分，內審的抽查比例是20%；90分以上，抽查比例是10%；100分以上，抽查比例是5%。

分數在80分以下，所有的費用報銷都需要檢查。

另外，分數低于70的，每筆費用報銷財務都要事先審核，這將導致費用報銷時限拉長，對報銷人不利。

華為審計對費用報銷的抽查非常較真，即便對任正非本人也不例外。

很多人可能在朋友圈看到過這樣一張照片，任總自己拖著拉桿箱排隊等出租車。華為的創始人難道出行沒有下屬陪同嗎？華為的差旅費報銷制度規定，只有病員出差才允許有人陪同，領導出差時陪同人員的機票不能在公司報銷，需由領導個人負擔。

年末，內部審計要對董事會成員進行廉潔審計。

某次審計時抽查發現任總有次出差報銷了洗衣費，華為的差旅費報銷制度不允許報銷洗衣費，這屬于不當報銷。審計將此寫到了審計報告中，任總為此做了自我批評，并將不當報銷金額退還給了公司。

2、華為內審對領導審批的監督

前面提到，華為員工的費用報銷一般情況下會計不會一一審核，主要由主管領導把關。如果主管領導把關不嚴怎么辦？華為某位領導對下屬的費用報銷未能認真履責，導致很多不當費用報銷，審計抽查時發現了這一情況。華為是怎么處理呢？

要求這位領導承擔連帶賠償責任，如不當報銷費用的員工已離職，由審批人賠付不當報銷金額。

停止這位領導費用報銷權簽權力三年。

如果這位領導本人希望恢復該項權力，需做兩件事。這兩件事做完后，才能恢復他的費用報銷權簽權力。首先，自費請兩名注冊會計師對他過去三年所審批的費用報銷單做一番審計；審計如發現還有不當報銷，也像前面那樣承擔連帶賠償責任。