進行報表定義時，必須做好如下工作：一是要有一張空表的格式，即這張表的表頭是什么樣，表的欄目有多少，欄目的名稱是什么，有多少行，表尾有什么，我們可以在屏幕上畫一張空白的表格，并將其保存在一個文件里。我們稱這個文件為報表格式文件。二是要知道這張表的每欄數(shù)據是怎么來的，可以有兩個來源：其一是從帳目中取得某個科目的余額或發(fā)生額或年初數(shù)，我們稱之為“取數(shù)公式”;其二是從前期的報表或其他報表或本表中經過加減乘除等計算而來，我們稱之為“計算公式”。
把兩個公式分別存在兩個文件中，一個叫“取數(shù)公式文件”，一個叫“計算公式文件”。最后，還要對各欄目橫平豎直檢查勾稽關系進行描述，將其存在一個文件中，稱之為“校驗公式文件”。因此，要建立一張報表，就要有報表格式、取數(shù)公式、計算公式和校驗公式這樣四個文件。因為這些文件都是描述某張報表的，故而統(tǒng)稱為“描述文件”。
一張報表就要有四個文件來描述它，如果要出多種報表，就要有許多描述文件。那么，到底哪四個文件是用來描述同一個文件的?為了使這些描述文件與實際打印的報表建立起聯(lián)系，就要建立一個表格信息文件，即讓操作者告訴計算機打印哪張報表，使用哪些描述文件，這就要建立一個管理文件，我們稱之“表格管理文件”。
這樣，進行報表定義時，就需要建立“報表格式”、“取數(shù)公式”、“計算公式”、“校驗公式”、“表格管理”等五個文件。
進行會計報表定義時還應注意如下兩個問題：
*9，為了取數(shù)方便，應在設置會計科目時，根據需要，多設明細科目。因為有些會計報表欄目中的數(shù)值，是根據一個或幾個一級會計科目的余額相加而形成的，例如：資產負債表中“貨幣資金”項目，是根據“現(xiàn)金”、銀行存款”、“其他貨幣資”科目的期末余額合計填列的。
有的會計報表欄目中的數(shù)據要進行分析才能填列，例如：現(xiàn)金流量表中的“固定資折舊”項目，反映企業(yè)年度內累計提取的折舊，本項目應根據“累計折舊”科目的貸方發(fā)生額中屬于本期提取的計入成本費用的折舊數(shù)分析填列。如果是手工記帳，編制報表時可以把帳簿中的“累計折舊”帳翻出來一頁一頁地看，通過查看摘要內容，將本年度購買的舊的機械設備等固定資產中所含的折舊結轉數(shù)剔除，填列到現(xiàn)金流量表即可，而使用計算機時情況就不同了，公式很難根據摘要來設定;從“累計折舊”的貸方發(fā)生額中，又很難進行邏輯判斷，哪些是本年計提的計入成本費用的折舊，哪些是增加設備轉入的折舊。這樣就需要增設三個二級科目：“計入成本費用的折舊”、“非經營性計提的折舊”、“其他折舊結轉”，在編制現(xiàn)金流量表時，對于“固定資產折舊”欄就可以根據“計入成本費用的折舊”數(shù)來填列。
第二，應細致認真地描述公式。運算符號除了主要的+、-、×、÷、=等以外，還有(大于)、≠(不等于)、≥(大于或等于)、≤(小于或等于)等邏輯運算符，在定義時不應出現(xiàn)錯誤。
同時也要注意取數(shù)的借方貸方。例如：資產負債表中“資產總額”的年初數(shù)等于“負債及所有者權益”的年初數(shù);“資產總計”的年初數(shù)等于“負債及所有者權益”的年初數(shù);“資產總計”的期末數(shù)應等于“負債及所有者權益”的期末數(shù)。
