備用金是企業、機關、事業單位或其他經濟組織等撥付給非獨立核算的內部單位或工作人員備作差旅費、零星采購、零星開支等用的款項，應指定專人負責管理，按照規定用途使用，不得轉借給他人或挪作他用。
xx公司對行政科采用非定額備用金制度，行政科為購買辦公用品預借備用金1600元，預借時，財務部門根據借款憑證編制現金付款憑證，其會計分錄為：
借：其他應收款——備用金(行政科)1600(借出去的現金)
貸：現金1600(現金借出，現金減少)
行政科購買辦公用品1520元后憑發票和驗收入庫單到財務部門報銷，交回多余現金80元，財務部門編制轉帳憑證一張，其會計分錄為：
借：管理費用1520(購買的辦公用品為管理費用)
現金80(借出去的現金未用完部分收回
貸：其他應收款——備用金(行政科)1600(沖借方，結轉掉，借出去的現金收回，出納員收回多借的未用現金80元。)
如果行政科實際購買辦公用品1780元，自己墊付了180元，則在報銷時除按規定編制轉帳憑證一張，其會計分錄為：
借：管理費用1780(購買的辦公用品為管理費用)
貸：其他應收款——備用金(行政科)1600(借出去的現金沖銷)
現金180(還要付180元)
出納員付給行政科現金180元，退還行政科經辦人員其墊付的現金180元。
