所謂“合法、有效憑證”，是指填制內容、方式符合有關稅收法規、財務會計制度規定的會計憑證（包括原始憑證和記賬憑證）。
其中，合法的原始憑證包括套印稅務機關發票監制章的發票以及經省級稅務機關批準不套印發票監制章的專業發票和財政部門管理的行政性收費收據以及經財政部門、稅務部門認可的其他憑證。
只有完全具備以下“三性”的發票才是合法有效的發票。
1.合法、有效的發票是指：
（1）合法性。
發票的確立是由法律行政法規作出規定，它是由法定的管理機關——稅務機關統一監制，依法印制、使用的發票是財務收支的合法憑證，任何人不得無故拒絕接受，它的流通、傳遞受法律保護。
私 印、私購、盜竊、搶奪、代開、借用的發票是發票的來源非法；弄虛作假開具發票，是開具發票非法；用其他票據代替發票、擅自擴大專業發票使用范圍，是發票載體非法；取得“白頭單”（也稱白條）等非法憑證付款入賬，是受理非法憑證。這些都是違反發票管理法規的行為。只有依法印制、依法領購、依法開具、依法取得 的發票，才具備發票的合法性。
（2）真實性。
指用票單位和個人必須按照法律、行政法規的規定，從客觀事實出發，對經濟業務進行如實、客觀地記錄；對接受的發票進行嚴格的審核把關，去偽存真，以保證原始憑證的真實性。變造、虛開的發票是違反真實性的這一特性，是不能反映經濟業務活動原貌的。
（3）時效性。
開具發票必須按照稅務機關規定的時限進行，不得擅自提前、滯后開具發票，人為調節納稅義務發生時間。
2.原始憑證應具備的基本內容包括：原始憑證的名稱、填制日期、編號、填制和接受憑證的單位的名稱、經濟業務的基本內容、有關人員的簽章等。原始憑證所填制的內容和數字必須真實可靠，各項內容填寫正確齊全、文字簡要、字跡清楚、大小寫金額符合規格，并有經辦業務的有關部門和人員的簽名蓋章，所記錄的經濟業務符合國家的政策、法令、制度和核準的預算，必須同時具備上述條件的原始憑證方為合法、有效的憑證。
原始憑證按照來源可分為外來原始憑證（如購買貨物時從銷售方取得的發票）和自制原始憑證（如工資單、領料單等）。
3.記賬憑證則是會計人員根據審核無誤的原始憑證或匯總原始憑證，按照經濟業務的內容加以歸類整理，并據以確定會計分錄和登記賬簿的憑證。記賬憑證應具備的基本內容有：填制單位的名稱，憑證名稱、編號、填制日期，經濟業務內容摘要，會計科目，所附原始憑證的張數，制證、審核、記賬等有關人員的簽名或蓋章。記賬憑證的填制要求與原始憑證基本一致。無論是何種憑證，都要連續編號，以備查考。
