行政事業(yè)單位在日常進(jìn)行的各種財(cái)務(wù)活動(dòng)中取得的各種原始紙質(zhì)票據(jù)憑證大小不一、種類繁多。在目前的軟件支持和硬件支撐條件下，并不一定需要將取得的所有紙質(zhì)原始票據(jù)都進(jìn)行數(shù)字化，可以根據(jù)本單位財(cái)務(wù)管理的實(shí)際需要有選擇地將原始單據(jù)進(jìn)行數(shù)字化。
從當(dāng)前金融行業(yè)的原始單據(jù)數(shù)字化工作實(shí)踐看，他們對(duì)財(cái)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的所有原始憑證等會(huì)計(jì)檔案全部進(jìn)行逐張采集，推行原始票據(jù)等會(huì)計(jì)檔案電子化管理：人民銀行已經(jīng)建立了中央銀行會(huì)計(jì)憑證影像事后監(jiān)督系統(tǒng)（IAs），建設(shè)銀行總行開發(fā)了會(huì)計(jì)檔案管理及會(huì)計(jì)稽核系統(tǒng)（ADMAS系統(tǒng)），實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料的采集、加工、儲(chǔ)存、調(diào)閱自動(dòng)化和電子化。
這樣做保證了紙質(zhì)檔案和電子檔案的完整對(duì)應(yīng)。但對(duì)于一般行政事業(yè)單位而言，要實(shí)現(xiàn)金融行業(yè)的這種硬件和軟件的高配置以及操作人員的高要求還是有不小的難度。因此，行政事業(yè)單位可以根據(jù)本單位的條件、特點(diǎn)、要求，選擇適合本單位財(cái)務(wù)管理實(shí)際需要的原始單據(jù)進(jìn)行數(shù)字化。例如：對(duì)財(cái)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的原始票據(jù)可以按照重要性的原則，按照一定規(guī)則有選擇地進(jìn)行采集，采集的數(shù)字化信息主要作為網(wǎng)上審批時(shí)的輔助證明（實(shí)物憑證在審批和審核流程結(jié)束后按照會(huì)計(jì)檔案管理要求正常歸檔）。制定的采集規(guī)則必須滿足審批需求，比如涉及同定資產(chǎn)的票據(jù)、單張發(fā)票金額達(dá)到一定金額以上的原始單據(jù)等必須逐張采集；出租車發(fā)票、定額發(fā)票等小額票據(jù)整理粘貼后，注明單據(jù)張數(shù)再進(jìn)行集中數(shù)字化采集。這種做法減輕了單據(jù)數(shù)字化采集的工作量，在審批需要和錄人工作量之間取得一個(gè)平衡點(diǎn)，尤其是在錄入點(diǎn)多，沒有新增錄入人員（由報(bào)賬人員兼職）時(shí)，更容易被報(bào)銷單位和報(bào)銷人員接受，有利于網(wǎng)上報(bào)銷工作的順利開展。
